Guide sur les règlements en matière d’emploi : Embauche

Il est important de connaître vos obligations et les possibilités qui s’offrent à vous lorsqu’il s’agit d’embaucher du personnel. Ce guide vous aidera à vous familiariser avec les règlements s’appliquant aux employeurs en Ontario et avec les ressources qui leur sont offertes.

Table des matières

Principes fondamentaux
Règlements et normes
Exigences en matière d’établissement de rapport
Outils et calculateurs
Autres ressources

Principes fondamentaux

Voici les règlements et les exigences que tout employeur doit observer lorsqu’il embauche un employé :

Numéro de compte de retenues sur la paie

En vertu des lois fédérales, la plupart des employeurs doivent percevoir, remettre et rendre compte des retenues à la source ci-dessous :

  • Cotisations d’assurance-emploi;
  • Cotisations au Régime de pensions du Canada;
  • Impôt sur le revenu.

En tant qu’employeur, vous devez suivre un certain nombre d’étapes pour la gestion de votre masse salariale : ouvrir un compte de retenues sur la paie, obtenir les renseignements de base auprès des nouveaux employés, calculer et remettre les retenues à la source et conserver des dossiers adéquats.

Coordonnées de l’Agence du revenu du Canada :
1-800-959-5525
Ouvrir un compte de retenues sur la paie

Commission de la sécurité professionnelle et assurance contre les accidents de travail

La Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents de travail (CSPAAT) a pour mandat de vous aider à prévenir les accidents, les maladies et les décès au travail.

La plupart des employeurs doivent s’inscrire auprès de la CSPAAT dans les 10 jours suivant l’embauche d’un employé.

L’inscription vous procure les avantages suivants :

  • aide pour faciliter le retour au travail de vos employés blessés;
  • prestations d’assurance couvrant les pertes de revenu découlant d’un accident;
  • assurance sans égard à la responsabilité;
  • programmes de prévention et de formation;
  • protection contre les poursuites en justice.

Coordonnées de la CSPAAT :
1-800-387-0750
Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents de travail

Impôt-santé des employeurs (ISE)

Vous devez payer l’ISE si vos employés :

  • travaillent à votre établissement stable en Ontario;
  • sont rattachés à votre établissement stable en Ontario; ou
  • travaillent ailleurs mais sont payés par l’entremise de votre établissement stable en Ontario.

Vous pouvez obtenir une exonération de l’ISE sur la première tranche de 450 000 $ (à compter du 1er janvier 2014) de votre masse salariale si vous êtes un employeur du secteur privé ou un employeur qui reçoit des fonds d’un ordre de gouvernement mais qui n’est pas contrôlé par le gouvernement.

On ne peut demander qu’une seule exonération de 450 000 $ par groupe d’employeurs associés.

Si vous êtes un employeur du secteur privé (y compris un membre d'un groupe d'employeurs associés) dont la rémunération totale en Ontario dépasse 5 millions de dollars, vous n’êtes pas éligibles à l'exemption.

Coordonnées du Ministère des Finances :
1-866-668-8297
Impôt-santé des employeurs - Guide à l'intention des employeurs

Santé et sécurité au travail

Les règlements sur la santé et la sécurité au travail s’appliquent à presque tous les travailleurs, employeurs et lieux de travail de l’Ontario. En tant qu’employeur établi en Ontario, vous avez un certain nombre d’obligations, dont celle de former, de renseigner et de superviser vos employés en ce qui concerne la protection de leur santé et de leur sécurité.

En ligne :
Guide de la Loi sur la santé et la sécurité au travail
Santé et sécurité au travail

Règlements et normes

Outre les « principes fondamentaux », vous devrez observer plusieurs règlements et normes lors de l’embauche d’un employé.

Normes d’emploi

Les gouvernements fédéral et provinciaux ont adopté des normes d’emploi afin de s’assurer que les employés sont traités de façon équitable. Voici certaines des normes les plus communes pouvant s’appliquer à votre entreprise :

Coordonnées du ministère du Travail de l’Ontario :
1-800-531-5551
Normes d’emploi en Ontario
Votre guide de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi

Exigences en matière d’embauche

Lors de l’embauche d’un employé, vous devez observer les exigences gouvernementales suivantes :

  • Veiller à ce que vos pratiques en matière de recrutement et d’entrevues ne soient pas discriminatoires;
  • Créer un dossier d’employé et y classer les renseignements de base concernant votre employé;
  • Vérifier le numéro d’assurance sociale (NAS) de votre employé;
  • Demander à votre employé de remplir certains formulaires d’impôt à des fins de gestion de la paie

En ligne :
Exigences liées à l'embauche

Numéro d’assurance sociale (NAS)

Tout nouvel employé doit présenter une carte d’assurance sociale dans les 3 jours suivant son embauche. En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que les nouveaux employés dont le NAS commence par « 9 » détiennent un permis de travail valide au Canada.

En ligne :
Information à l'intention des employeurs - Numéro d'assurance sociale

Équité salariale

Si vous avez dix employés ou plus, votre entreprise doit verser à ses employés masculins et féminins le même traitement pour un travail égal ou comparable.

L’équité salariale a été inscrite dans la loi afin de rétrécir l’écart qui existe entre les hommes et les femmes en raison de la sous-évaluation du travail traditionnellement effectué par les femmes.

En vertu de la loi, la valeur des emplois habituellement occupés par des femmes doit être comparée à la valeur des emplois habituellement occupés par des hommes. Les emplois à prédominance féminine dont la valeur est jugé égale ou comparable à celle des emplois à prédominance masculine doivent obtenir un salaire à tout le moins égal.

Coordonnées de la commission de l’équité salariale :
1-800-387-8813
Guide pour interpréter la Loi sur l'équité salariale de l'Ontario

Violence et harcèlement au travail

Vos employés devraient pouvoir travailler dans un milieu exempt de violence et de harcèlement. Des ressources et de l’information sont disponibles pour vous aider à prendre des mesures afin que votre entreprise offre un milieu de travail sain et sécuritaire à ses employés.

Coordonnées du ministère du Travail de l’Ontario :
1-800-531-5551
Violence et harcèlement au travail
Ce que doivent savoir les entreprises

Protection des renseignements personnels

En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité  de protéger les renseignements personnels de vos employés. Le guide concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) publié par le Commissaire à la vie privée du Canada aide les entreprises à comprendre leurs obligations et à se conformer aux règlements.

Coordonnées du commissaire à la vie privée du Canada :
1-800-282-1376
Protection des renseignements personnels au travail

Embauche d’un entrepreneur indépendant

Avant d’embaucher un entrepreneur indépendant, vous devez vérifier s’il s’agit d’une relation d’employeur à employé ou d’une relation d’entreprise à entrepreneur indépendant  aux yeux du gouvernement.

Coordonnées de l’Agence du revenu du Canada au numéro suivant :
1-800-959-5525
Employé ou travailleur indépendant?

Questions juridiques

Si vous avez des questions d’ordre juridique, vous pouvez consulter un avocat qui se spécialise dans les règlements commerciaux. Le service de référence du Barreau du Haut Canada peut vous aider à trouver un avocat en fonction de vos besoins.

En ligne :
Service de référence du Barreau du Haut-Canada

Exigences en matière d’établissement de rapport

Une fois l’employé recruté, vous devez présenter des rapports aux fins de l’impôt et lorsque l’employé cesse de travailler.

Produire une déclaration de renseignements T4

Une déclaration de renseignements consiste en un feuillet T4 et un T4 Sommaire utilisé pour déclarer les salaires, les traitements, les pourboires ou gratifications, les primes, les paies de vacances, les commissions d’emploi et toute autre rémunération que les employeurs payent aux employés pendant l’année.

L’employeur doit présenter une déclaration d’information chaque année à l’Agence du revenu du Canada et remettre les feuillets d’information aux employés avant le dernier jour de février suivant l’année civile à laquelle s’applique la déclaration d’information.

Coordonnées de l’Agence du revenu du Canada :
1-800-595-5525
Guide de l'employeur - Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire

Relevé d’emploi (RE)

L’employeur doit remplir un relevé d’emploi chaque fois qu’un employé cesse de travailler. Un RE doit être émis dans les 5 jours civils suivant l’arrêt de la rémunération (p. ex. dans le cas d’un congé parental ou d’un licenciement), ou le jour où l’employé est informé de l’interruption, si ce jour est postérieur.

Le relevé d’emploi sur le Web (RE Web) vous permet de créer, modifier, soumettre, consulter et imprimer un relevé d’emploi lors du départ d’un employé. En gérant vos besoins en ligne, vous n’aurez plus à commander, entreposer ou poster des copies papier du RE.

En ligne :
RE Web

Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour commander des copies papier du RE, communiquez directement avec Service Canada.

Coordonnées de Service Canada :
1-800-263-8364
Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi

Outils et calculateurs

Il existe divers outils et calculateurs en ligne qui peuvent vous aider à gérer et à comprendre vos responsabilités à titre d’employeur.

La Loi sur les normes d’emploi (LNE) : Guide à l’intention des employeurs

Ce guide en ligne peut aider les employeurs de l’Ontario à comprendre leurs obligations et leurs droits.

En ligne :
Guide sur les normes d'emploi

Étapes pour embaucher des travailleurs étrangers temporaires

Si vous envisagez l’embauche d’un travailleur étranger temporaire, vous devrez  peut-être satisfaire à certaines exigences.

En ligne :
Embaucher un travailleur étranger temporaire (TET)

Ressources sur la santé et la sécurité

Pour assurer la santé et la sécurité dans les lieux de travail, le ministère du Travail a créé des ressources permettant de relever les dangers dans divers secteurs professionnels.

En ligne :
Sujets et publications : santé et sécurité

Calculateur du salaire pour les jours fériés

Cet outil en ligne peut vous aider à calculer le montant du salaire que vous devrez verser à vos employés pour les jours fériés, sur la base des neuf jours fériés de l’Ontario.

En ligne :
Calculateur du salaire pour les jours fériés

Multimédia et outils de recrutement

Les employeurs peuvent utiliser ces ressources en ligne pour recruter et embaucher des néo-Canadiens dans leur entreprise.

En ligne :
Multimédia et outils de recrutement

Calculateur en direct de retenues sur la paie

Le calculateur en direct des retenues sur la paie vous permet de calculer les retenues à la source sur la base des renseignements que vous fournissez.

En ligne :
Calculateur en direct de retenues sur la paie

Autres ressources

Bureau des conseillers des employeurs (BCE)

Le Bureau des conseillers des employeurs de l’Ontario (BCE) peut vous offrir des conseils éclairés et de la formation sur la gestion des questions de sécurité et d’assurance au travail dans votre entreprise. Ses services sont entièrement confidentiels.

Le BCE peut également vous aider à :

  • résoudre rapidement les conflits liés aux accidents et à l’assurance ;
  • faciliter le retour au travail des travailleurs blessés ;
  • échanger des pratiques exemplaires avec d’autres employeurs efficaces .

Si vous avez moins de 100 employés, le BCE peut vous représenter et intervenir en votre nom devant la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents et le Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail.

Coordonnées du BCE :
1-800-387-0774
Bureau des conseillers des employeurs

Emploi et Développement social Canada – Programme du travail

Si vous êtes un employé ou un employeur relevant de la compétence fédérale ou une société d'État fédérale, le Programme du travail  d'Emploi et Développement social Canada (autrefois connu sous le nom de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC)) élabore et administre les normes du travail fédérales qui définissent les conditions d'emploi sur votre lieu de travail.

En ligne :
Programme du travail - Normes du travail

Vous trouverez aussi des livres, des magazines et d’autres documents imprimés auprès d’organismes de services commerciaux au sein de votre collectivité. Pour trouver un partenaire communautaire d’Entreprises Canada Ontario (ECO), communiquez avec nous au 1-888-576-4444.